Después de escribir el anterior post de las estructuras SuccessFactors vs estructuras SAP, me quedé pensando en distintas cosas que se quedaron abiertas. Quizá la que más me llama la atención es el uso de las posiciones en los ambos sistemas. Y el problema que hay con ellas a la hora de integrarlas.
En teoría, la estructura estándar de SAP con las posiciones es esta:
Y dentro de esta estructura es donde cada empresa la ha aplicado de una forma.
- Unos no utilizan el objeto Función
- Otros tienen varias personas asociadas a una posición
- Otros tienen una persona por posición
- Y me he llegado a encontrar a quien no utiliza la posición y ha enlazado la persona con la función
- O simplemente, no utiliza la posición y utiliza la posición por defecto 99999999
Si miramos de nuevo la estructura estándar de SAP, lo más normal y recomendable, sería utilizar una posición para cada persona. Pero, ¿y si tengo 50 personas que hacen exactamente lo mismo en el mismo horario, por ejemplo, celadores en un hospital, puedo poner 50 personas a la misma posición? La respuesta es, claro que puedes. Todos los casos que he puesto antes son válidos y son reales. Todos han solucionado la necesidad que tenían, pero no en todos los casos el sistema se puede explotar a su máximo nivel, ya sea a nivel de gestión, de integración con otros posibles sistemas o a nivel de reporting.
Como comenté en el post de las estructuras, la estructura de las posiciones en SuccessFactors es distinta (permitidme el spanglish).
La posición entre ambos sistemas tiene una relación directa. Es una integración directa.
Job Code o Job classification, es una generalidad de la posición, al igual que la función SAP. También son mapeables directamente.
La mayor diferencia entre las dos estructuras es que la posición SAP está enlazada con el departamento y en SuccessFactors, por simplificarlo mucho, la Entidad Legal, la Unidad de Negocio, la División y el Departamento son campos de la posición, de forma que la posición debería tener la misma Entidad Legal, Unidad de Negocio, División y Departamento que la persona a la que le enlace. Esto se conseguirá de forma automática con reglas de negocio.
Tanto en un sistema como en otro, puede no gustarnos la solución estándar al 100%. Puede parecernos que hay que gestionar muchas cosas. Pero si queremos no limitarnos nosotros mismos la funcionalidad estándar, la relación 1:1 entre persona y posición es la ideal, y más aún si tenemos integración entre los dos sistemas.
Es más conveniente invertir tiempo en automatizar procesos en los sistemas, a renunciar a funcionalidad estándar porque ahora no utilizo esa parte.
Independientemente de si queremos integrar los dos sistemas, en el caso de tener que hacerlo para pagar la nómina con SAP o simplemente llevar los datos a SAP, la recomendación es hacer una integración directa de la estructura de posiciones entre los dos sistemas, y por encima de ellos, optar por la relación 1:1 entre la persona y la posición. Hay muchas razones para ello.
- En SAP en el infotipo 0001, Asignación organizativa, están incluidos los datos del departamento, función y posición. En SuccessFactors solo con tener la posición 1:1 con la persona, tendremos siempre de forma correcta su función y su departamento, así que al integrarse los dos sistemas el empleado en SAP también los tendrá, ya que la posición con sus enlaces, se integró previamente a entrar ese empleado en la posición. Y su manager, si es que hay que pasarlo a SAP (muy importante si manejamos flujos de aprobación en SAP).
- Tener la relación posición – persona en relación 1:1, permitirá que cualquier cambio organizativo que afecta a un empleado, no afecte al resto, ya que no comparten posición. Igual nos pasa con cualquier cambio legal o por decisión empresarial en la nómina.
- Se puede explotar toda la funcionalidad de la estructura económica tanto en SuccessFactors como en SAP, ya que cada persona estará colocado en su nivel correspondiente
- Normalmente, cuando se asigna una posición a más de un empleado, suele ser por evitar tiempo de gestión. Con las reglas de negocio en SuccessFactors, al tener las posiciones actualizadas, el empleado que coja esa posición, tendrá todos esos datos por defecto, por lo que la gestión se hace más sencilla. En SAP será a través de la programación, con el mismo resultado
- A efectos de reporting se tiene una situación real de la empresa en los informes estándar. El número de empleados y el número de posiciones que tenemos será real, sin tener que recurrir a cuántos empleados hay en cada posición.
- Será muy importante si tenemos, o queremos poner el módulo de Recruiting. Posición vacía puede ser igual a vacante, con la que podemos empezar un proceso de recruiting directamente, con todos los datos necesarios ya incluidos previamente en la posición
Cierto es que en cualquier implementación se puede optar por la solución que mejor se vea en ese momento, pero mirando al futuro, a la funcionalidad global del sistema y en poder utilizar en algún momento la funcionalidad que ahora no se tiene o no es necesaria, elegir una relación 1:1 entre la persona y la posición será la que nos permita explotar el sistema de mejor manera.
Como consejo final, y siendo realista con la situación de la empresa, tomaría las siguientes premisas:
- Si tienes SAP con HCM y la nómina y no vas a pasar a SuccessFactors, no tocaría el sistema en este sentido. Te funciona bien como lo tienes y para lo que lo quieres. Aunque le echaría un vistazo al Centro de Control de Nómina por si no lo tienes incorporado y repasaría los procesos, no sea que tengas al equipo de HR trabajando como hace 20 años que pusiste SAP cuando no se miraba que había en el estándar.
- Si tienes SAP HCM con nómina (o sin ella) y vas a pasar a SuccessFactors en un modelo híbrido, una parte de tu proyecto debería ser adaptar SAP a la relación 1:1 entre la persona y la posición, con el uso del objeto función. Si ya lo tienes todo, eso que has avanzado sino, es el mejor momento para volver al estándar y no empezar un proyecto con limitación de funcionalidad.
- Si pones directamente SuccessFactors, aprovecha a redefinir los procesos de tu empresa, aprovéchate de las Best Practice de SuccessFactors, por supuesto implementa la relación 1:1 entre la posición y la persona y al definir tus procesos, no limites ni dejes de incorporar una parte por el mero hecho de, ahora no lo uso.
Para cualquier otra opción o ampliación de estas, si quieres, lo comentamos. Esto no es una ciencia exacta 😉
