Nota: Empecemos con un aviso. Este es un post teórico en el que quedan abiertas muchas variables, pero no está de más conocer la teoría antes de la implementación. Y lo que sí que te aseguro es que si estás pensando en poner SuccessFactors EC y sobre todo, si vas a pasar de SAP a SuccessFactors, creo que podría venirte bien leerlo.
Algo muy importante que hay que tener en cuenta en cualquier proyecto de Recursos Humanos es cómo voy a guardar los datos. Ya no dónde, que eso ya lo has decidido, sino cómo. Esto puede afectar a mi organización, ya sea porque el sistema en el que quiero guardarlo tiene su estructura propia que no concuerda con la mía al 100% o porque al cambiar de sistema ahora las cosas se hacen, de otro modo.
Para ello, voy a centrar el tiro en cómo se pueden guardar los datos en las diferentes estructuras de SAP y de SuccessFactors. Intentaré hacer una comparativa entre ellos y ver la correspondencia, que puede haber, para sí migramos entre uno y otro, y/o si tenemos que integrarlos, no nos llevemos ningún susto.
La idea, obviamente es hablar de lo que tiene el estándar. Si pensamos en algo distinto y crear estructuras que no estén en SuccessFactors, tu post sería este con su serie (aunque mejor mirar primero qué tiene el estándar). Y en SAP sería crear objetos de OM nuevos apoyados en los infotipos estándar. Pero no quiero desviar el tema con qué se podría hacer, que es mucho.
Estructuras en SAP HCM
Cómo formador de SAP HCM creo que la parte más sencilla de explicar las estructuras de SAP es hablar del infotipo 0001, Asignación organizativa. Si, luego tenemos la estructura de nómina en el infotipo 0008, Datos de nómina, pero ya hablaré de ella.
En el infotipo 0001 tenemos 3 estructuras claves y que se usan en todas las empresas.
- La estructura empresarial, que es cómo está organizada nuestra empresa a nivel empresarial. Según SAP en Sociedad, División y Subdivisión.
- La estructura de personal, con su Área de Persona y su Grupo de Personal
- La estructura organizativa, Posición como objeto central, y Unidad Organizativa y Función (No meto el centro de coste)
Estructuras en SuccessFactors
Sin embargo en SuccessFactors jugamos con otros términos, y con otra estructura de datos realmente.
- Estructura organizativa, que incluye la Entidad Legal, Unidad de Negocio, División y Departamento, y por otro lado, aunque dentro del mismo grupo, la localización (igualmente dejo fuera el centro de coste). Aquí se incluye tanto la estructura empresarial como la organizativa.
- Estructura de puestos, que contiene como se agrupan las posiciones en Clasificación de puestos
Lo primero que hay que decidir es como vamos a guardar los datos de la Estructura de Empresa y Organizativa. Sin entrar en una definición perfecta voy a intentar explicar los términos. Si hablamos de SAP, la empresa será la que tenga el CIF, y se tomará de aquí el país y la moneda, la división será un valor que vaya en relación 1 a 1 con la Sociedad (tiene otros usos, pero la verdad, no se suelen usar) y la subdivisión, que aquí se concentra la mayor funcionalidad de la estructura. Va a tener mucho impacto en nómina y en tiempos, tiene que ser distinto a otras subdivisiones si tienen distinto calendario de festivos y, sin ser estricto porque hay excepciones, podríamos decir que en la mayoría de los casos, es la sede, para que nos entendamos. Al final un empleado pertenecerá a una subdivisión de personal y por ello a una división y a una sociedad.
Pero siguiendo hablando de SAP, en la parte organizativa el empleado estará, o debiera estar enlazado a una posición (y por mí, solo a una aunque esto me dará para otro post), esa posición estará enlazada por un lado a una función, que es una generalidad de la posición y a una unidad organizativa por otro lado, que viene a ser el departamento del empleado. Además, todo se puede complementar con distintos enlaces entre objetos, entre ellos, el manager, que es la posición que en SAP aparece como con un gorrito.
En SuccessFactors es, digamos que distinto. Estas dos organizaciones de empresa y organizativa realmente son una. El estándar nos dice que tenemos la empresa, que es la Entidad Legal, luego tenemos el objeto Unidad de Negocio, que viene a ser a qué se dedica esa empresa, una o varias cosas, y por debajo enlazado con la unidad de negocio tenemos la División y debajo de esta, el Departamento. Estos dos objetos pueden estar enlazados unos con otros y entre ellos, estando como parte superior la División. En resumen, la empresa tendrá uno o varios niveles de División y debajo uno o varios niveles de Departamentos, si hacen falta.
Pero nos falta la parte del calendario de festivos, que se gestiona realmente con el objeto Localización (Location). Este objeto se relaciona con la posición y con la Entidad Legal.
En la definición de la posición se puede ver que están todos los objetos junto al jobcode, o clasificación de puestos
Una vez explicados los objetos, vayamos a ver cómo podemos empezar a relacionarlos (y aquí echo de menos una pizarra).
Lo más claro es la Sociedad SAP con la Entidad Legal SuccessFactors. Una relación directa. Moneda, País, de aquí salen estos datos para los empleados.
Aunque más fácil todavía es la División SAP, que realmente, salvo que le hayamos dado un uso diferente al que debería ser, no hará falta traspasarlo a SuccessFactors.
La Subdivisión de Personal, clave en SAP, se enlazaría con el objeto Location, y entre ellos se relacionan bastante bien, la verdad. Todo esto si no surgen utilidades en la empresa… peculiares.
La posición SAP se enlazaría con la posición SuccessFactors.
Y la Función SAP con el Job Code de SuccessFactors, la Clasificación de Posiciones que puse antes.
Y llegamos a la Unidad Organizativa de SAP. Aquí está el punto más complicado (sin banalizar la subdivisión de personal con la localización, que soportará mucho peso funcional), porque se pasa de un objeto SAP a 3 objetos SuccessFactors, la Unidad de Negocio, la División y el Departamento.
Se puede optar por no usar la Unidad de Negocio y la División, y trabajar solo con Departamentos, como en SAP. Esto puede ser muy viable y hay que adaptar un poco el estándar. O se puede sacar el potencial a la herramienta por el lado de las Unidades de Negocio, que a la hora de reportes puede ser muy bueno. Las Divisiones igualmente nos permiten hacer agrupaciones “especiales” dentro de nuestro organigrama.
Se me ocurren muchas opciones pero aquí prima el “depende” de lo que tengas en tu empresa y lo que quieras hacer.
Sobre el punto pendiente de la estructura del infotipo 0008, es la misma en SAP y en SuccessFactors, así que aquí lo importante es si realmente te hace falta tenerla en ambos sitios, no cómo implementarlo.
Como bola extra, el recordatorio de que siempre hay que tener en cuenta cómo será la integración, ya sea con SAP, que al ser estándar hay mucho trabajo hecho, pero si es con otros sistemas hay que tenerlo en cuenta a la hora de hacer la mejor implementación.
