Hace unos cuantos post comenté la “curiosa” experiencia que tuve en un curso de Performance & Goals. Mucho por hacer en poco tiempo. Un poco de cada una de las partes del módulo.
Es curioso que cuando hablas con una empresa sobre lo que quieren implantar, a veces no tienen muy claro lo que quieren poner. Rectifico, no es que no lo sepan, que lo saben, sino que no conocen lo que la herramienta contiene y, pues eso, vamos a hablar un poco del módulo.
Hay presentaciones de SAP y cursos en Learning Hub en el que se puede ver qué tiene el módulo, cómo configurarlo y cómo usarlo, así que valga esto como un resumen para poner las ideas en su sitio y que cada uno amplíe conocimiento como quiera.
Para muchos el módulo consiste en alinear el desempeño del empleado con los objetivos de la empresa. Para otros muchos es la forma de saber qué tienen que hacer para conseguir el aumento o variable que tiene hablado con la empresa.
El módulo de una forma básica se puede resumir en sus componentes.
- Goals Management
- Competencias
- Performance Management
- Continuous Performance Management
- Calibración
- Revisión 360º
Es fácil, más o menos, hacerse una idea de lo que tiene cada uno, así que vamos verlos un poco
Goals Management
Básicamente, Gestión de objetivos. Se puede crear un plan de objetivos para cada uno de los empleados, o varios. Compartiendo algunos con otros empleados, ya sea realizando el mismo objetivo individual o colectivamente.
Plan de objetivos. Es la plantilla donde cada empleado va a poder ver sus objetivos. Estos pueden venir ya cargados o ser negociados o acordados.
El plan de objetivos puede tener varios estados en los que en cada uno se irá dando forma al plan de objetivos del empleado. Puede ser simplemente un estado, uno que sea en negociación y otro final, o varios. El resultado final es tener establecidos los objetivos de cada empleado. Y en cada estado se puede habilitar el contenido a modificar.
Se pueden establecer objetivos mínimos, máximos, ponderaciones, añadir campos y categorizar los objetivos. Se puede poner objetivos en cascada, hacer grupos de objetivos e importar objetivos, entre otros.
Y algo muy importante para procesos simples, se pueden tener plantillas de objetivos sin asignar a ningún plan de desempeño
Competencias
Las competencias son las habilidades y aptitudes que puede o tiene que tener un empleado. Además, pueden ser los requisitos que tiene que cumplir un empleado según el puesto que desempeña.
Estas competencias se almacenan en un catálogo de competencias (librería).
Competencias Core: Son las competencias que deben compartir todos los empleados de la compañía. Se pueden marcar en el sistema para que desde la evaluación del desempeño le aparezcan a todos los empleados.
Las competencias, para que sean utilizadas como requisitos de una posición, se asignan a los jobcode. Estos a los job role y estos últimos a los job families.
Para no utilizar las palabras específicas del sistema, lo veremos con un ejemplo, aunque aquí explico parte en relación con objetos SAP.
Estas son las competencias del empleado según su posición
El empleado tiene la posición
Y esa posición, el jobcode siguiente
Que se enlaza a una familia, Job Families
El cual está asociado a las siguientes competencias
Performance Management
La evaluación del desempeño es el proceso que hay en la mayoría de las compañías para poder medir y evaluar el rendimiento de los empleados en el alcance de los objetivos propuestos, las competencias core y las competencias específicas del puesto.
Como se puede ver, es la plantilla en la que podemos agrupar las funcionalidades anteriores del módulo en un punto único en el que participen diferentes perfiles para su evaluación.
Por ejemplo, los objetivos que tiene un empleado pueden estar incluidos o no, en la evaluación del desempeño. Y estos pueden modificarse o no aquí.
Además, se pueden añadir todas aquellas secciones que se consideren como objetivos a realizar por el empleado o competencias.
Una parte relevante es el route map, el cual funciona como un workflow indicando la persona que tiene la tarea y el punto en el que se encuentra la evaluación. Con fechas de inicio y fin de fase si se quiere, o cambio de fase automático al llegar a una fecha. Además, está incluida la parte de la firma de la evaluación por aquellos roles que se considere, incluido el empleado.
Team overview: Vista de equipo. Herramienta que permite al manager visualizar el estado de las evaluaciones de su equipo. Aquí se ve el proceso completo y el punto en el que está cada evaluación. Además, permite pedir feedback sobre algún empleado. Muy útil para aquellos managers con empleados que han estado en otro equipo durante un tipo o en otros proyectos.
Team Rater/Stack Ranker: Herramienta que permite evaluar las competencias a varios empleados directos a la vez. Muy útil para hacerlo de una forma rápida y más justa, al poder comparar entre ellos.
Continuous Performance Management (CPM)
Esta es una herramienta que puede dar un salto de calidad a las evaluaciones anuales que hay en las empresas.
En muchas ocasiones, cuando se realiza la evaluación del desempeño, o no tenemos un recuerdo claro de cómo ha ido el año, o tenemos muchos empleados y no podemos acordarnos de todo.
CPM se utiliza precisamente para cubrir ese GAP, permitir, a quien lo quiera utilizar, llevar un seguimiento de los hitos, logros y cosas importantes de los objetivos y tareas de los empleados. Ambos, manager y empleado, pueden ir apuntando lo que consideren relevante en cada uno de los puntos. Y se puede pedir feedback sobre ello a terceros.
A partir de aquí hay varias vistas para ver los avances, resúmenes de situación, colores configurables, apuntes de reuniones y la parte más importante, lo que es realmente necesario es que se use esta herramienta. Puede ser muy útil si de verdad se utiliza.
Calibración
Esta funcionalidad es la herramienta que permite “ajustar” las evaluaciones recibidas por los empleados. La idea es que no sea utilizada para cambiar evaluaciones, sino para “corregir” aquellas dadas a empleados a los que no se les ha evaluado de una forma… justa. A veces porque no se tenía toda la información, otras porque el momento de evaluación no fue el adecuado, y en resumen intentar corregir evaluaciones minusvaloradas o sobrevaloradas, sobre todo, en comparación con otros empleados.
Para ello se cuenta con varias vistas en forma de matrices y listas para ver la situación de los distintos empleados a los que se revisa su valoración a la vez.
360 Review
Es la revisión en la que se puede pedir a diferentes personas ser evaluadores de la misma para evaluar a otra persona, o incluirles directamente. Estos pueden ser compañeros, superiores, colaboradores o personal externo de la compañía.
Las competencias a evaluar pueden ser preestablecidos o seleccionados por el empleado y/o manager.
Al igual que en la evaluación del desempeño, hay un route map para indicar el paso del proceso y la/s persona/s que lo tiene pendiente. Y también hay herramientas para ver a nivel global el estado de las evaluaciones y ver cuales se han quedado rezagadas.
Otros puntos a tener en cuenta en el módulo
Está integrado con el resto de módulos. Lo que quiere decir que se podrán tomar los datos del perfil del empleado en la evaluación, mostrar las evaluaciones en el perfil del empleado y utilizar el resultado de la evaluación como input del proceso de compensación, entre otros.
Cada persona verá solo aquello que se le permita y en el momento en el que se le permita verlo. Aquí no se incluyen solo los permisos RBP, sino los permisos propios del módulo gestionados por la estructura organizativa y el paso en el que se encuentra la evaluación.
De la misma forma, hay que pensar en quien participa en el proceso y si alguien tiene que ver los datos. Un problema muy común es no añadir a nadie de Recursos Humanos en el proceso y entonces no se pueden ver las evaluaciones al no pertenecer a ellas.
Se pueden crear informes para exportar todos los datos, y se pueden utilizar estos informes para hacer nuevas cargas, pero esto no es un proceso tan sencillo. También se pueden sacar diagramas que permitan ver el estado del proceso.
Y por último y algo que creo que es muy relevante. No es necesario tener Empleado Central para poder utilizarlo. Se pueden enviar los datos del perfil del empleado necesarios y utilizar el sistema de “esclavo” de un sistema que tenga los datos maestros, y una vez procesado todo, enviar los datos, si es que se quiere, de vuelta.
Espero que sirva para aclarar ideas
