Todo proyecto de SuccessFactors requiere de una serie pasos. Por supuesto, SuccessFactors ya tiene todo preparado para que el proyecto sea concluido con éxito.
SuccessFactors provee de una metodología, Activate, y de Best Practices e IDPs (Implementation Design Principles) que sirven para elegir la mejor opción a la hora de realizar el proyecto. Igualmente los consultores podemos acceder a la guía de implementación para configurar todo el sistema.
A esto le sumamos la predisposición del cliente, que por supuesto sabe que, como en cualquier proyecto, también depende el éxito de su dedicación y de explicar lo qué quiere y cómo lo quiere.
Hasta aquí los motivos por los que va a salir bien el proyecto, pero… ¿en qué consiste el proyecto en realidad? Me centraré en un proyecto de Employee Central, pero creo que sería fácil extrapolarlo a otro módulo.
Como en todos los proyectos, se empieza realizando el Kickoff, con la presentación de la herramienta, alcance y participantes.
A continuación pasamos a la definición y firma del SOW (Statement of Work), plan de proyecto y realizar el Gantt. Tenemos que saber qué es lo que entra en el proyecto y cuándo se realizará cada parte, y esto será lo que haya que “vigilar” para evitar sorpresas y desviaciones.
Y empezamos la configuración del proyecto!
Iteraciones: Comenzamos con las iteraciones. La base de un proyecto de SuccessFactors son las iteraciones. Estas iteraciones van a consistir en ir configurando el sistema y en cada una de ellas ir presentando el producto al cliente. Con eso conseguiremos detectar que lo configurado es lo que se quiere y con todos los datos que se quiere.
Workbooks: En cada configuración hay que definir los Workbooks. Excels preestablecidos por SuccessFactors que nos van a servir para recoger todos los requerimientos y deseos del cliente, de forma que, con ellos, se pueda configurar el sistema. El consultor explica al cliente en qué consisten los Workbooks, cómo se rellenan y una vez entregados, el consultor lo traslada a la herramienta.
UAT: Después de la configuración vienen las UAT (User-Acceptance Testing), las pruebas. El cliente tiene que probar todo lo implementado para confirmar que el sistema contiene lo que se ha explicado. De nuevo, el consultor debe explicar en qué consisten para que el cliente pueda realizarlas. Estas pruebas tienen mucha importancia porque va a ser nuestro principal contacto con el sistema, así que hay que intentar entender al sistema y cómo funciona.
Un proyecto de Empleado Central puede centrarse solo en los datos y procesos propios de Recursos Humanos, pero también puede abarcar ser el repositorio de toda la información del empleado, almacenando todos los datos históricos. También puede integrarse con otros sistemas, como por ejemplo el motor de nómina o el directorio activo, o abarcar otros procesos de la compañía, claro está, en los que esté involucrado el empleado.
Iteración 1: En la primera iteración, habría que intentar tener el mayor número de campos y procesos incorporados en el sistema. Es conveniente pensar en los campos obligatorios para la compañía, los que necesitan otros sistemas con los que podemos interaccionar y los deseables para la gestión del día a día. Ya que implantamos un sistema nuevo, hay que añadir las funcionalidades que no teníamos, todo dentro de unos límites, claro.
Iteración 2: En la segunda iteración se corregirán los errores detectados en las pruebas de la iteración 1 y se añadirán los campos y procesos que hayan quedado pendientes o hayamos echado en falta al utilizar el sistema, que siempre aparece alguno. Igualmente se deberían añadir los flujos de aprobación y parte de los permisos.
Integración: Si hemos decidido que el proyecto tiene que integrarse con otros sistemas, hay que definir cómo, cuándo y con quién. Para ello Empleado Central cuenta con el middleware SCPI, SAP Cloud Platform Integration. Lo siguiente es desarrollar la integración y hacer pruebas. Creo que es conveniente poder probar esta integración en la segunda iteración, ya que al conectarnos con otros sistemas, detectaremos los campos que nos falten para la integración correcta. Es muy importante ya que sería muy bueno hacer más pruebas en la iteración 3.
Migración: Igualmente, si hemos decidido realizar una migración de datos y guardar históricos en el sistema, habría que empezar antes de la tercera iteración. Este proceso suele ser de los más costosos en tiempo para asegurar una buena migración. Es importante contar con la extracción de los datos de origen y alguien que sepa “traducirlos” a lo definido en SuccessFactors. Toda migración requiere de su “limpia” de datos y su adaptación, sobre todo si venimos de un sistema que tiene mucho tiempo.
Iteración 3: En la iteración 3 nos centraremos en confirmar que el sistema ha quedado como queríamos. Ya se incorporan pruebas globales, aplicamos movimientos en paralelo entre el sistema antiguo y el nuevo para confirmar que todo es correcto tanto en funcionalidad, integración y campos en el sistema. Flujos de aprobación y permisos tienen que haberse probado. Las reglas de negocio también tienen que funcionar correctamente. Y si algo no ha salido correctamente, “solo” queda ajustarlo.
El principio del fin.
A partir de aquí hay que realizar el TTT, Train The Trainers, la formación a formadores. Además, hay que definir las pruebas integrales, donde realizamos tareas completas en el sistema y su envío o recepción de datos de y desde sistemas externos. Y nos queda definir el cutover y el Go Live.
En este “breve” resumen he intentado mostrar lo que es un proyecto, con alguna recomendación. Claro que hay mucho más. Algunas cosas como los Workflows, reglas de negocio, toda la parte de permisos, informes, SFTPs, Jobs, etc, solo han sido comentadas brevemente y no todas, pero todas serán las que hagan al sistema un sistema robusto.
De todas formas, no pensaréis que esto acaba aquí, ¿no?
