En el post anterior me centré en la funcionalidad disponible en Empleado Central, que creo será común a todas las implementaciones. En este siguiente post hablaré de las que se pueden utilizar o no, pero que tienen relación directa con los procesos anteriores. Muchas están disponibles, otras hay que activarlas, pero será más complicado que todos usen todo.
Varias de ellas pertenecen realmente a la parte de plataforma de la herramienta, y si vamos a la ayuda, la tenemos ahí disponible, pero algunas las veo muy necesarias dentro del proyecto de Empleado Central.
Intentaré agrupar la funcionalidad por bloques, siendo este primero, el complemento básico de las funcionales principales del post anterior.
Employee Central Company Structure Overview: Una compañía tiene o puede tener varias estructuras. La estructura organizativa es la más conocida, todos sabemos quién es nuestro responsable, pero puede ser importante saber la estructura de departamentos/unidades organizativas. O poder ver las posiciones que tiene un departamento. Esta funcionalidad nos permite crear esas estructuras de una forma gráfica para su visualización y su gestión. Además, nos permite crear distintas vistas. Desde luego es una funcionalidad a la que se puede sacar bastante partido.
Employee Central Position Management: Otra de las estructuras que podemos tener en la empresa es la estructura de posiciones. En algunos casos, hay empresas que no ven necesaria tener la estructura de posiciones, pero si queremos saber las vacantes que tenemos y hacer planificaciones de equipos, esta estructura es básica. Además, viene muy bien tenerla para los módulos de Performance & Goals, Desempeño y Sucesiones, y Recruiting, desde donde, si la tenemos, podemos lanzar directamente procesos de reclutamiento.
Implementing and Configuring Dependents in Employee Central: En muchas empresas, se están guardando datos de familiares (Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) mediante). Ya sea por beneficios sociales, implicaciones en nómina e IRPF, persona de emergencia u otros motivos. Tenerlos o no en el sistema, ya es decisión de cada empresa.
Por cierto, el RGPD también se puede aplicar en Empleado Central y en cualquier módulo de SuccessFactors. Tiene una funcionalidad específica para ello.
Aplicación móvil: SuccessFactors tiene una aplicación móvil que permite, según los permisos que demos y la funcionalidad que permitamos, ver mucha de la información y procesos del sistema en un móvil o una tablet. Se podrá aprobar flujos y dar continuidad a procesos, así como consultar los datos a los que se tenga permiso, de los empleados. Incluso se puede utilizar para poner a disposición de los empleados para que puedan descargar documentos adjuntos, como la nómina.
Contingent workforce Management: Últimamente, antes de la época en la que estamos del Covid-19, se hablaba mucho de los falsos autónomos. Con esta funcionalidad podemos gestionar a todos los profesionales externos, ya sean independientes, temporales, contratistas o, quien no tiene uno en su empresa, consultores. Eso sí, dependiendo de la funcionalidad que requiramos, si nos hace falta más que la información del trabajador, habrá que ir por Fieldglass.
Implementing and Configuring Alternative Cost Distribution in Employee Central: En muchas empresas se realiza la distribución de costes para “repartir” la imputación del empleado a distintos centros de coste. A través de esta funcionalidad, podemos realizarlo para pasar la información al motor de nómina. Por ejemplo, en SAP sería al infotipo 0027, distribución de costes.
Implementing and Configuring Concurrent Employment in Employee Central: Empleado Concurrente son aquellos empleados que pueden tener dos o más contratos a la vez en nuestra empresa. Muchos de los datos serán comunes ya que es una misma persona con dos contratos, pero otros no. Para poder aplicar a cada contrato su información relevante, tenemos que activar e implementar empleado concurrente. Además, si vamos a integrarnos con un motor de nómina, hay que pensar si en algún caso de recontratación el empleado tiene que tener un código distinto, quizá la solución sea esta.
Implementing and Configuring Global Assignments in Employee Central: Al igual que podemos tener empleados concurrentes, podemos tener asignaciones globales o más comúnmente, gestión de expatriados. Los empleados mantendrán el empleo de origen y tendrá un empleo en destino. Igualmente que en empleado concurrente, mismo empleado, muchos datos comunes a las dos situaciones.
Implementing Employee Central Service Center: También conocido como ASK HR. Permite, entre otras cosas, a los empleados abrir tickets con el departamento de Gestión del Capital Humano, Recursos Humanos, o el nombre que tenga nuestro departamento. En la práctica pretendemos que sea una vía de comunicación directa entre el empleado y el personal de Recursos Humanos.
Hasta aquí este segundo post. Como resumen, hay muchas empresas que no utilizarán estas funcionalidades, pero está claro que no se puede mirar solo a la situación actual de la empresa. Nuevo software, nuevas funcionalidades en las que habrá que pensar si nos interesan o no. Personalmente, la estructura de empresa y la de posiciones, deberían implementarse en todos los proyectos, y si se tiene SAP como motor de nómina, más todavía. Dependientes, aunque sea por la parte que afecta al IRPF con los menores o mayores a cargo, también es muy susceptible de tener que utilizarse.
La aplicación móvil, aunque es algo que con lo que se puede vivir sin tenerla, pasará a ser una herramienta útil muy rápidamente. Solo con tener distintas sedes y la foto de los empleados en el sistema, podremos localizar a cualquier empleado mirando la foto en el sistema. Y si somos una empresa internacional y no tenemos expatriados, quizá es buen momento para «preparar» el sistema y tenerlo disponible.
En el siguiente, que será el último de esta serie veremos otras funcionalidades más específicas del módulo.
